Naast verbinding met de organisatiedoelen is onderlinge verbinding van belang. Effectief en efficiënt kunnen samenwerken vraagt om het kennen van je eigen kwaliteiten en valkuilen en daar open over durven zijn. Van daaruit kunnen teamleden elkaar aanvullen, unieke resultaten neerzetten en zich ook succesvol verbinden met andere partijen in de markt of in de keten waar ze deel van uit maken en met andere afdelingen binnen de eigen organisatie.
Signalen dat er nog geen echte verbinding is en er nog muurtjes zijn te slechten, zijn:
- Het delen van gedachtes en gevoelen en het kwetsbaar opstellen is ver te zoeken. De hulpvraag wordt niet aan elkaar gesteld en proactief hulp bieden gebeurt ook maar mondjesmaat.
- Vergaderingen zijn een matte bedoeling. Er heerst schijnharmonie. Niemand gaat de discussie met elkaar aan. De vergadering vindt meer plaats na dan tijdens de vergadering.
- Er is een hoop sociaal wenselijk gedrag. Afspraak is niet altijd afspraak. Er wordt ja gezegd en nee gedaan. Naar gedragen besluiten is het ver zoeken.
- Elkaar aanspreken gebeurt onvoldoende. Veel wordt via de leidinggevende gezegd of tegen andere collega’s in plaats van tegen diegene waarvoor de feedback bedoeld is.
- Men gaat voor individueel succes in plaats van voor collectieve resultaten.
Het kan anders. De Cirkel van verbinding is daarbij een hulpmiddel. De cirkel, die mede gebaseerd is op Lencioni, beschrijft hoe je een doorbraak kunt realiseren.
Die doorbraak realiseren start bij het delen van gedachtes, gevoelens en wensen en bij het jezelf kwetsbaar opstellen om van daaruit vertrouwen te winnen. Het ontwikkelde Vertrouwen maakt binnen een team Open communicatie mogelijk. Men weet dan dat meningsverschillen niet leiden tot relatieverlies of andere negatieve gevolgen hebben. Doordat ieders standpunten en argumenten zijn gehoord, komt er een besluit waar men achter staat. Men voelt zich betrokken bij het maken van keuzes doordat men een stem heeft gehad in de beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende fase. Vanuit een duidelijk beeld van wat van eenieder wordt verwacht, kan men elkaar aanspreken op gedrag. Men neemt verantwoordelijkheid voor eigen en andermans handelen. Deze focus op collectieve Resultaten voorkomt dat men zich richt op uitsluitend het eigen belang en de eigen behoeften. Het boeken van collectieve resultaten geeft energie en vergroot het onderlinge Vertrouwen. Men ziet dat de samenwerking synergie oplevert voor zowel het individu, de afdeling als de organisatie. De cirkel is rond. Een positieve, versterkende spiraal is ingezet.
Een voorbeeld
Binnen een organisatie is een ontwikkeltraject onder de naam Keten denken en doen gericht op het verder vergroten van de klanttevredenheid en het besparen van kosten. Het team dat hier verantwoordelijk voor is, draait in eerste instantie niet lekker. Tijdens overleggen blijft het in eerste instantie bij constateringen dat het leggen van contacten door één van de teamleden in de keten achterblijft terwijl dit wel was afgesproken. Een ander laat zaken rondom de projectplanning liggen. Met de constateringen wordt weinig anders gedaan dan het er in de wandelgangen over te hebben.
De omslag komt wanneer één van de teamleden zich kwetsbaar opstelt en aangeeft geen energie te halen uit netwerken waarbij de ander aangeeft de nauwkeurigheid en het overzicht te missen om tot een goede projectaansturing te komen. Door de kwetsbaarheid en open communicatie komt men tot een herverdeling van taken waarbij eenieder wordt ingezet op zijn talent. Dit gedragen besluit zorgt er ook voor dat over en weer wordt aangegeven wat er van de ander wordt verwacht om tot collectief resultaat te komen. En dat komt er. Een resultaat wat op individueel afdelingsniveau soms tot meer kosten leidt maar over de hele keten bezien veertien procent kostenreductie oplevert. En de klanttevredenheid nam met 1,2 punten toe en werd een 8,7 (op een schaal van 1 tot 10).
Ik besef heel goed dat een herverdeling van taken niet altijd kan. Bij een hamburgerketen aangeven dat je geen hamburgers wilt bakken maar liever pannenkoeken maakt, gaat niet werken. Toch leidt ook in een omgeving met weinig regelruimte het openlijk bespreekbaar maken van wat er is tot oplossingen in wederzijds belang. Die oplossing kan binnen of buiten de organisatie liggen.
Elke stap vraagt om lef
In elke stap van de cirkel van verbinding heb je lef nodig.
- Het lef om je kwetsbaar op te stellen.
- Het lef om de censuur van je denken te halen en dat te zeggen wat dienend is.
- Het lef om je ja ook daadwerkelijk zichtbaar te maken in termen van gedrag.
- Het lef om niet alleen voor eigen gewin te gaan maar voor collectieve resultaten vanuit de overtuiging dat delen het nieuwe vermenigvuldigen is.
- En het lef om tijd te nemen om feestjes te vieren ook al vinden anderen dat overdreven.
Tot slot
Nasrdin Dchar is de winnaar van het Gouden Kalf voor beste acteur in 2011. Hij kreeg de prijs voor zijn rol in de film Rabat. Hij laat zijn publiek elke stap uit de Cirkel van verbinding ervaren tijdens zijn speech nadat hij het Gouden Kalf in ontvangst heeft genomen (zie filmpje). Los van wat je vindt van hoe hij dat doet en wat hij zegt, toont hij zijn kwetsbaarheid doordat hij zijn gevoelens deelt. Hij geeft onomwonden zijn mening, maakt duidelijk dat de prijs een gezamenlijk gerealiseerde overwinning is en geloof maar dat tijdens het maken van de film er gedragen besluiten werden genomen en iedereen elkaar feedback gaf om zo tot deze topprestatie te komen.
Het filmfragment raakt mij. Net als Nasrdin ben ook ik trots op wat ik samen met mijn collega’s bereik bij klanten wanneer we samen de processtappen van de Cirkel van verbinding doorlopen. Maar niet alleen bij klanten. Ook bij Feedback zelf doorlopen we keer op keer de stappen. En daardoor weet ik hoeveel overwinningen het op jezelf en op anderen vraagt om elke stap steeds goed te doorlopen. Het blijft keer op keer spannend maar levert ook zoveel op. Iets wat ik jou en je organisatie ook van harte gun. Succes met verbinden!