Feedback laat je groeien

Doorbraakmethode

Neem de volgende drie situaties:

  • Peter en Petra geven feedback op elkaars werkwijze waardoor ze beiden continu kunnen verbeteren. Er is een basis van onderling vertrouwen.
  • Een groep accountmanagers luistert aandachtig naar de medewerkers van de verkoopbinnendienst waardoor de klantgerichtheid verder verbetert en er meer verkoopkansen worden benut.
  • Een ziekenhuis en een verzekeraar trekken gezamenlijk op en leveren zo hun bijdrage om de gezondheidszorg betaalbaar te houden.

 

Drie voorbeelden van situaties waarin een patroon doorbroken is, gericht op het bereiken van een gewenste situatie. In de eerste situatie werd er, voordat er een doorbraak werd gerealiseerd, vooral over elkaar gesproken in plaats van met elkaar. In de tweede situatie luisterden de accountmanagers vooral naar zichzelf. En in de laatste situatie werd er onvoldoende in de keten samengewerkt. Drie situaties die om een doorbraak vroegen om doelstellingen te kunnen realiseren.

De Doorbraakmethode is erop gericht om patronen binnen één op één relaties, binnen afdelingen en binnen en tussen organisaties te doorbreken als ze het behalen van doelen in de weg staan. De doorbraakmethode kent drie stappen:

  1. Het vaststellen van de patronen en ongeschreven (cultuur)regels die het bereiken van de ambitie in de weg staan
  2. Het doorbreken van die patronen door de juiste acties te ondernemen
  3. Het verankeren van het gewenste gedrag en de gewenste cultuur.

Vaststellen van ondermijnende patronen

Pas wanneer je weet welke doelen je nastreeft, kun je bepalen welke patronen (ongeschreven regels, cultuur, et cetera) het bereiken van die doelen ondersteunen en welke die ondermijnen. Drie manieren om patronen vervolgens zichtbaar te maken zijn:

  • Neem afstand en kijk naar jouw relatie met anderen, je afdeling of organisatie alsof je een buitenstaander bent. Wat valt je op?
  • Benut anderen die nog geen onderdeel zijn geworden van de cultuur om patronen zichtbaar te maken. Zij geven je vaak zicht op je blinde vlek
  • Kijk in het hier en nu wat impliciet (onuitgesproken) of expliciet (uitgesproken) van je wordt verwacht. Dit werken in het hier en nu wordt nu verder uitgewerkt.

Het PAD van succes

Wanneer je tijdens een vergadering vraagt naar de status van de gemaakte afspraken, krijg je te horen dat men er volop mee bezig is. Non-verbaal krijg je bovendien de boodschap mee om hier verder niet op door te vragen. Omdat je de sfeer goed wilt houden en bang bent voor de conflictsituatie die kan volgen als je wel doorpakt, doe je dat dan ook niet. Dit terwijl het wel goed zou zijn omdat één van de te doorbreken cultuurpatronen afspraak is geen afspraak is.

In dit voorbeeld zitten drie elementen. De Plezierige taak, de Aangeboden taak en de Dienende taak. Samen vormen ze het PAD naar de doorbraak. Nu volgt een toelichting op de drie taken.

  • De Plezierige taak betreft jouw gedrag wat je prettig vindt of ogenschijnlijk graag laat zien. Ogenschijnlijk omdat je soms van binnen voelt dat wat je deed niet hetgeen is wat je eigenlijk wilde. Je wordt geconfronteerd met je eigen onvermogen om dat te doen wat dienend is. Dat kan komen door gebrek aan vaardigheden, je persoonlijkheidsstructuur of overtuigingen. Zo kan je lage assertiviteit en hoge behoefte om aardig gevonden te worden maken dat je niet doorpakt in dit voorbeeld. Dit vind je prettiger dan het gevolg te ervaren van wel doorvragen naar concrete acties en het confronteren rondom gemaakte afspraken. Wat je plezierig vindt, hoeft dus niet altijd dienend te zijn.
  • Naast de Plezierige taak is er de Aangeboden taak. Het betreft hier wat de ander bewust of onbewust van jou verwacht. Wat van jou wordt verwacht kan een bijdrage leveren aan het doel, maar dat hoeft niet. De ander kan jou iets aanbieden wat voor hem prettig maar niet dienend is aan de situatie.
  • Tot slot is er naast de Plezierige taak en de Aangeboden taak nog de Dienende taak. Het prettigste werk je in een omgeving waarin wat jij plezierig vindt en aangeboden krijgt ook dienend is. Kortom, dat je samen zonder veel pijn en moeite werkt aan collectieve doelen.

De doorbraakmethode gaat over dat doen wat dienend is, ook al vind je dat zelf niet plezierig en/of ook al krijg je vanuit anderen iets anders aangeboden. Dat vraagt om lef, om het boeken van overwinningen op jezelf om vanuit het overwinnen van jouw angsten overwinningen te boeken op anderen (rondom de angst van die anderen). Het ontwikkelen van kennis en vaardigheden, het opdoen van ervaringen en het herkaderen van beperkende overtuigingen bij jezelf en anderen, ondersteunt daarbij. Echte doorbraken lopen via mensen. Eerst doorbraken bij jezelf genereren, dan lukt het vaak pas bij anderen en kun je grootsere resultaten bereiken.

 

Het proactief doorbreken van patronen

Bij het doorbreken van patronen gaat het om dat te doen wat dienend is. Doen wat dienend is, kan proactief plaatsvinden. Neem een overleg waarbij het steeds dezelfde collega's zijn die het overleg domineren tijdens brainstormsessies. Reactief voorzitterschap bestaat er uit dat je zorgt dat iedereen zijn bijdrage kan leveren door om de beurt deelnemers het woord te geven. Je reageert weliswaar proactief op wat zich voordoet, maar toch noemen we het reactief voorzitterschap, omdat je niet anticipeert op dat wat kan ontstaan gezien de groepssamenstelling.

Echt proactief voorzitterschap kun je zien als een vorm van onzichtbaar leiderschap. Je voorkomt dat het patroon zich voordoet door een werkvorm te kiezen die ervoor zorgt dat je je doel bereikt zonder dat je steeds hoeft bij te sturen. Dus:

  • Patroon: niet iedere deelnemer kan tijdens een overleg zijn bijdrage leveren.
  • Doel: de beste ideeën uit de hele groep halen.
  • Werkvorm: in tweetallen eerst ideeën uitwisselen en die daarna als voorzitter plenair ophalen.

De doorbraakmethode gaat in de vergevorderde vorm, dus naast het doorbreken van patronen, ook over het voorkomen ervan.

 

Het verhaal achter de taal

Zicht krijgen op patronen die kunnen ontstaan, werkt als volgt. Je kunt kijken naar persoonlijkheden van mensen. Zo vraagt een groep met zowel leden met hoog assertief en extravert gedrag als laag assertief en introvert gedrag om een werkvorm zoals hiervoor beschreven. Je kunt ook luisteren naar overtuigingen. Focus je daarbij op het verhaal achter de taal. Zegt iemand Niet lullen maar poetsen, dan zal in de actie gaan waarschijnlijk zijn sterke punt zijn. Planmatig te werk gaan is mogelijk voor deze persoon een grotere uitdaging. Verzamel meerdere uitspraken en toets je aanname voordat je conclusies trekt.

 

Tot slot

Het vraagt om de nodige autonomie om dat te doen wat dienend is. Dat wensen we je van harte toe. Mocht je je meer willen ontwikkelen met betrekking tot de technieken uit de Doorbraakmethode, dan kun je onder andere deelnemen aan het ontwikkeltraject Begeleiden van cultuurtrajecten.

Veel succes met het creëren van een cultuur die collectieve ambities helpt realiseren!

Wilma van Zuilen en Caspar Verhees